Sélection des sessions

Paternité : todbot sur Flickr

Le nombre de salles et la durée limitée de la conférence implique une sélection parmi les sessions proposées afin de constituer le programme définitif de la conférence. Pour en arriver là, c’est le Comité de Sélection qui se réunit pour retenir les sessions qui sont proposées au public.

Le processus

Le processus de sélection est sensiblement le même que les années précédentes :

1. Appel aux orateurs
2. Contribution et publication des sujets proposés par les orateurs eux-mêmes sur le site
3. Planification d’une date pour la réunion du Comité de Sélection et invitation au public
4. Fermeture des propositions de session et Réunion du Comité de Sélection
5. Le programme est établit et publié sur le site environ un mois avant le début de la conférence
6. Des changements mineurs peuvent encore avoir lieu pour arranger les orateurs entre eux (contraintes horaires, échange de salles)

Qui participe ?

Le Comité de Sélection rassemble au moins les membres de l’équipe organisatrice.
Les personnes qui se manifestent avant la réunion en répondant à l’invitation au public y prennent aussi part.

Décision

Création des cartes de sessions dont la dimension dépend de la longeur de session.

La tâche est essentiellement de la priorisation.
Un premier filtre est fait pour différentier les meilleures sessions, celles que le comité veut absolument retenir (confiance en l’orateur, thème, session originale).
Le programme est représenté graphiquement au tableau, les sessions proposées sont inscrites sur des post-its et agencées sur le tableau pour avoir une vision physique des contraintes (durée, thème).

Pré-sélection et priorisation des sessions

Sauvegarde du programme pour créer la version éléctronique